SmartMaps Legal Documents

Privacy Policy - English

Last Updated: October 18, 2025

1. Introduction

SmartMaps ("we," "our," or "us") operates the website smartmaps.ro. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your information when you visit our website and use our services. By using our website, you consent to the data practices described in this policy.

2. Information We Collect

2.1 Personal Information

We may collect personal information that you voluntarily provide to us when you:

• Fill out our contact or quote request form
• Subscribe to our newsletter
• Contact us via email or phone
• Register for our services

This information may include:

• Full name
• Email address
• Phone number
• Company name
• Project description
• Any other information you choose to provide

2.2 Automatically Collected Information

When you visit our website, we may automatically collect certain information about your device, including:

• IP address
• Browser type and version
• Operating system
• Pages visited and time spent on pages
• Referring website addresses
• Geographic location (country/city level)

3. How We Use Your Information

We use the collected information for the following purposes:

• To respond to your inquiries and provide customer support
• To process and fulfill your service requests
• To send you marketing communications (with your consent)
• To improve our website and services
• To analyze website usage and trends
• To prevent fraud and enhance security
• To comply with legal obligations

4. Legal Basis for Processing (GDPR)

Under the General Data Protection Regulation (GDPR), we process your personal data based on consent, contract, legitimate interests, and legal obligations depending on the specific purpose of processing.

5. How We Share Your Information

We do not sell, trade, or rent your personal information to third parties. We may share your information with:

• Service providers that help us operate our website and deliver services such as hosting and email delivery
• Authorities when required by law, court order, or governmental directive
• Business partners in connection with mergers, acquisitions, or sales of assets

All third-party service providers are contractually obligated to protect your information.

6. Data Retention

We retain your personal information only for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this Privacy Policy unless a longer retention period is required by law. Typically:

• Contact form submissions: 3 years
• Email correspondence: 5 years
• Marketing consent records: Until consent is withdrawn

7. Your Rights Under GDPR

As a data subject in the European Union/Romania, you have the following rights:

• Right to Access
• Right to Rectification
• Right to Erasure
• Right to Restrict Processing
• Right to Data Portability
• Right to Object
• Right to Withdraw Consent

To exercise these rights, contact us at privacy@smartmaps.ro.

8. Cookies and Tracking Technologies

Our website uses cookies and similar tracking technologies. You can control cookies through your browser settings. For more information, see our Cookie Policy.

9. Data Security

We implement appropriate technical and organizational security measures to protect your personal information, including SSL/TLS encryption, secure servers, access controls, and regular security assessments. However, no method of transmission over the internet is 100% secure.

10. International Data Transfers

Your information may be transferred to and processed in countries outside Romania/EU. We ensure adequate safeguards through Standard Contractual Clauses, adequacy decisions, or other legally approved transfer mechanisms.

11. Children's Privacy

Our services are not directed to individuals under 18 years of age. We do not knowingly collect personal information from children.

12. Changes to This Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of significant changes by posting the new policy on this page and updating the "Last Updated" date.

13. Contact Us

For questions about this Privacy Policy or to exercise your rights, contact us at privacy@smartmaps.ro or visit smartmaps.ro.

Privacy Policy - Romanian

Ultima actualizare: 18 octombrie 2025

1. Introducere

SmartMaps ("noi", "al nostru" sau "ne") operează site-ul web smartmaps.ro. Această Politică de Confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, divulgăm și protejăm informațiile dumneavoastră atunci când vizitați site-ul nostru web și utilizați serviciile noastre. Prin utilizarea site-ului nostru, sunteți de acord cu practicile privind datele descrise în această politică.

2. Informațiile pe care le colectăm

2.1 Informații personale

Putem colecta informații personale pe care ni le furnizați în mod voluntar atunci când:

• Completați formularul nostru de contact sau de solicitare ofertă
• Vă abonați la newsletter-ul nostru
• Ne contactați prin email sau telefon
• Vă înregistrați pentru serviciile noastre

Aceste informații pot include:

• Nume complet
• Adresă de email
• Număr de telefon
• Nume companie
• Descrierea proiectului
• Orice alte informații pe care alegeți să le furnizați

2.2 Informații colectate automat

Când vizitați site-ul nostru web, putem colecta automat anumite informații despre dispozitivul dumneavoastră, inclusiv:

• Adresa IP
• Tipul și versiunea browserului
• Sistemul de operare
• Paginile vizitate și timpul petrecut pe pagini
• Adresele site-urilor web de proveniență
• Locația geografică (la nivel de țară/oraș)

3. Cum utilizăm informațiile dumneavoastră

Utilizăm informațiile colectate în următoarele scopuri:

• Pentru a răspunde la întrebările dumneavoastră și a oferi asistență clienților
• Pentru a procesa și îndeplini cererile dumneavoastră de servicii
• Pentru a vă trimite comunicări de marketing (cu consimțământul dumneavoastră)
• Pentru a ne îmbunătăți site-ul web și serviciile
• Pentru a analiza utilizarea și tendințele site-ului web
• Pentru a preveni frauda și a spori securitatea
• Pentru a respecta obligațiile legale

4. Baza legală pentru prelucrare (GDPR)

Conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR), prelucrăm datele dumneavoastră personale pe baza consimțământului, a contractului, a intereselor legitime și a obligațiilor legale, în funcție de scopul specific al prelucrării.

5. Cum partajăm informațiile dumneavoastră

Nu vindem, nu comercializăm și nu închiriem informațiile dumneavoastră personale către terți. Putem partaja informațiile dumneavoastră cu:

• Furnizori de servicii care ne ajută să operăm site-ul web și să oferim servicii
• Autorități atunci când este cerut de lege, ordin judecătoresc sau autoritate guvernamentală
• Parteneri de afaceri în legătură cu fuziuni, achiziții sau vânzări de active

Toți furnizorii de servicii terți sunt obligați contractual să vă protejeze informațiile.

6. Păstrarea datelor

Păstrăm informațiile dumneavoastră personale doar atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor prezentate în această Politică de Confidențialitate, cu excepția cazului în care legea impune o perioadă de păstrare mai lungă. De obicei:

• Trimiteri formular de contact: 3 ani
• Corespondență prin email: 5 ani
• Înregistrări de consimțământ marketing: până la retragerea consimțământului

7. Drepturile dumneavoastră conform GDPR

Ca subiect al datelor în Uniunea Europeană/România, aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces
• Dreptul la rectificare
• Dreptul la ștergere
• Dreptul de a restricționa prelucrarea
• Dreptul la portabilitatea datelor
• Dreptul de a vă opune
• Dreptul de a retrage consimțământul

Pentru a exercita aceste drepturi, contactați-ne la privacy@smartmaps.ro.

8. Cookie-uri și tehnologii de urmărire

Site-ul nostru web utilizează cookie-uri și tehnologii similare de urmărire. Puteți controla cookie-urile prin setările browserului dumneavoastră. Pentru mai multe informații, consultați Politica noastră privind cookie-urile.

9. Securitatea datelor

Implementăm măsuri de securitate tehnice și organizatorice adecvate pentru a vă proteja informațiile personale, inclusiv criptare SSL/TLS, servere securizate, controale de acces și evaluări regulate de securitate. Cu toate acestea, nicio metodă de transmitere prin internet nu este 100% sigură.

10. Transferuri internaționale de date

Informațiile dumneavoastră pot fi transferate și procesate în țări din afara României/UE. Ne asigurăm că sunt implementate măsuri de protecție adecvate prin clauze contractuale standard, decizii de adecvare sau alte mecanisme de transfer aprobate legal.

11. Confidențialitatea copiilor

Serviciile noastre nu sunt destinate persoanelor cu vârsta sub 18 ani. Nu colectăm cu bună-știință informații personale de la copii.

12. Modificări ale acestei Politici de Confidențialitate

Putem actualiza această Politică de Confidențialitate din când în când. Vă vom notifica despre modificările semnificative prin postarea noii politici pe această pagină și actualizarea datei "Ultima actualizare".

13. Contactați-ne

Pentru întrebări despre această Politică de Confidențialitate sau pentru a vă exercita drepturile, contactați-ne la privacy@smartmaps.ro sau vizitați smartmaps.ro.

Terms and Conditions - English

Last Updated: October 18, 2025

1. Agreement to Terms

By accessing and using smartmaps.ro ("Website"), you accept and agree to be bound by these Terms and Conditions ("Terms"). If you do not agree to these Terms, please do not use our Website or services.

2. Description of Services

SmartMaps provides GIS consultancy services, including but not limited to:

• GIS analysis and mapping
• Spatial data management
• Custom GIS solutions
• Technical consulting

3. Use of Website

3.1 Permitted Use

You may use our Website for lawful purposes only. You agree not to:

• Violate any applicable laws or regulations
• Infringe on intellectual property rights
• Transmit harmful code or malware
• Attempt unauthorized access to our systems
• Use our services for fraudulent purposes
• Impersonate another person or entity

3.2 Account Responsibility

If you create an account, you are responsible for maintaining the confidentiality of your credentials and for all activities that occur under your account. Notify us immediately of unauthorized use.

4. Intellectual Property Rights

4.1 Our Content

All content on this Website, including text, graphics, logos, images, software, and design, is the property of SmartMaps or its licensors and is protected by Romanian and international copyright, trademark, and other intellectual property laws.

4.2 Limited License

We grant you a limited, non-exclusive, non-transferable license to access and use our Website for personal or business purposes. You may not reproduce, distribute, create derivative works, or remove proprietary notices without permission.

5. Services and Quotations

5.1 Quote Requests

Quote requests submitted through our Website are non-binding. We will provide a formal proposal based on your requirements.

5.2 Service Agreements

Specific terms for GIS consultancy services will be outlined in separate service agreements or contracts.

5.3 Pricing and Payment

• Prices are quoted in Romanian Lei (RON) or Euro (EUR)
• Payment terms will be specified in service agreements
• We reserve the right to modify pricing with notice

6. Client Obligations

When engaging our services, you agree to:

• Provide accurate and complete information
• Respond to requests for information in a timely manner
• Provide necessary access to data and systems
• Comply with applicable laws regarding data and GIS usage
• Pay agreed fees according to payment terms

7. Confidentiality

7.1 Our Commitment

We will maintain the confidentiality of your proprietary information and project data.

7.2 Your Commitment

You agree to keep confidential any proprietary methodologies, tools, or information we share with you.

8. Data Protection

Our handling of personal data is governed by our Privacy Policy. By using our services, you consent to such processing and warrant that all data provided is accurate.

9. Disclaimer of Warranties

Our Website and services are provided "as is" and "as available" without warranties of any kind, including merchantability, fitness for a particular purpose, non-infringement, accuracy, or uninterrupted operation.

10. Limitation of Liability

To the maximum extent permitted by Romanian law, we are not liable for indirect, incidental, special, consequential, or punitive damages. Our total liability shall not exceed the amount paid by you for services in the 12 months preceding the claim.

11. Professional Advice Disclaimer

The information provided on our Website is for general informational purposes only and does not constitute professional advice. Consult qualified professionals before making decisions based on our content.

12. Third-Party Links

Our Website may contain links to third-party websites. We are not responsible for the content, privacy practices, or terms of these external sites.

13. Indemnification

You agree to indemnify and hold harmless SmartMaps, its officers, employees, and agents from claims, damages, losses, or expenses arising from your use of our Website or services, violation of these Terms, or violation of any rights of another party.

14. Termination

14.1 By Us

We reserve the right to terminate or suspend your access to our Website immediately, without notice, for violations of these Terms, fraudulent or illegal activity, or at our discretion.

14.2 By You

You may stop using our Website at any time. Service agreements may have specific termination provisions.

15. Governing Law and Jurisdiction

These Terms are governed by the laws of Romania. Any disputes shall be subject to the exclusive jurisdiction of the courts of Târgoviște, Dâmbovița County, Romania.

16. Dispute Resolution

Parties agree to attempt to resolve disputes through good faith negotiations. If unsuccessful, disputes may be submitted to mediation or arbitration as mutually agreed.

17. Force Majeure

We are not liable for any failure or delay in performance due to circumstances beyond our reasonable control, including acts of God, war, terrorism, natural disasters, government actions, or technical failures.

18. Severability

If any provision of these Terms is found invalid or unenforceable, the remaining provisions remain in effect.

19. Entire Agreement

These Terms, together with our Privacy Policy and any service agreements, constitute the entire agreement between you and SmartMaps regarding the use of our Website and services.

20. Modifications

We reserve the right to modify these Terms at any time. Changes are effective immediately upon posting. Continued use of the Website constitutes acceptance of modified Terms.

21. Language

In case of discrepancies between the English and Romanian versions of these Terms, the Romanian version prevails for matters governed by Romanian law.

22. Contact Information

For questions about these Terms and Conditions, contact us at legal@smartmaps.ro or visit smartmaps.ro.

Terms and Conditions - Romanian

Ultima actualizare: 18 octombrie 2025

1. Acceptarea termenilor

Prin accesarea și utilizarea smartmaps.ro ("Site-ul web"), acceptați și sunteți de acord să fiți obligat de acești Termeni și Condiții ("Termeni"). Dacă nu sunteți de acord cu acești Termeni, vă rugăm să nu utilizați site-ul nostru web sau serviciile noastre.

2. Descrierea serviciilor

SmartMaps oferă servicii de consultanță GIS, inclusiv dar fără a se limita la:

• Analiză GIS și cartografiere
• Gestionarea datelor spațiale
• Soluții GIS personalizate
• Consultanță tehnică

3. Utilizarea site-ului web

3.1 Utilizare permisă

Puteți utiliza site-ul nostru web numai în scopuri legale. Sunteți de acord să nu:

• Încălcați legile sau reglementările aplicabile
• Încălcați drepturile de proprietate intelectuală
• Transmiteți cod dăunător sau malware
• Încercați accesul neautorizat la sistemele noastre
• Utilizați serviciile noastre în scopuri frauduloase
• Vă prefaceți a fi altă persoană sau entitate

3.2 Responsabilitatea contului

Dacă creați un cont, sunteți responsabil pentru menținerea confidențialității credențialelor și pentru toate activitățile care au loc sub contul dumneavoastră. Notificați-ne imediat despre utilizarea neautorizată.

4. Drepturile de proprietate intelectuală

4.1 Conținutul nostru

Tot conținutul de pe acest site web, inclusiv text, grafică, logo-uri, imagini, software și design, este proprietatea SmartMaps sau a licențiatorilor săi și este protejat de legile române și internaționale privind drepturile de autor, mărcile comerciale și alte drepturi de proprietate intelectuală.

4.2 Licență limitată

Vă acordăm o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă pentru a accesa și utiliza site-ul nostru web în scopuri personale sau de afaceri. Nu aveți voie să reproduceți, distribuiți, creați lucrări derivate sau să eliminați notificările de proprietate fără permisiune.

5. Servicii și cotații

5.1 Solicitări de ofertă

Solicitările de ofertă trimise prin intermediul site-ului nostru web nu sunt obligatorii din punct de vedere juridic. Vom furniza o propunere formală bazată pe cerințele dumneavoastră.

5.2 Acorduri de servicii

Termenii specifici pentru serviciile de consultanță GIS vor fi detaliați în acorduri de servicii sau contracte separate.

5.3 Prețuri și plată

• Prețurile sunt cotate în Lei Românești (RON) sau Euro (EUR)
• Termenii de plată vor fi specificați în acordurile de servicii
• Ne rezervăm dreptul de a modifica prețurile cu notificare prealabilă

6. Obligațiile clientului

Când utilizați serviciile noastre, sunteți de acord să:

• Furnizați informații exacte și complete
• Răspundeți la cererile de informații în timp util
• Furnizați accesul necesar la date și sisteme
• Respectați legile aplicabile privind datele și utilizarea GIS
• Plătiți taxele convenite conform termenilor de plată

7. Confidențialitate

7.1 Angajamentul nostru

Vom menține confidențialitatea informațiilor dumneavoastră proprietare și a datelor proiectului.

7.2 Angajamentul dumneavoastră

Sunteți de acord să păstrați confidențiale orice metodologii, instrumente sau informații proprietare pe care le partajăm cu dumneavoastră.

8. Protecția datelor

Gestionarea datelor personale este reglementată de Politica noastră de Confidențialitate. Prin utilizarea serviciilor noastre, consimțiți la o astfel de prelucrare și garantați că toate datele furnizate sunt exacte.

9. Declinarea garanțiilor

Site-ul nostru web și serviciile sunt furnizate „ca atare" și „după disponibilitate", fără garanții de niciun fel, inclusiv vandabilitate, adecvare pentru un anumit scop, neîncălcare, acuratețe sau funcționare neîntreruptă.

10. Limitarea răspunderii

În măsura maximă permisă de legea română, nu vom fi răspunzători pentru prejudicii indirecte, incidentale, speciale, consecvente sau punitive. Răspunderea noastră totală nu va depăși suma plătită de dumneavoastră pentru servicii în cele 12 luni anterioare reclamației.

11. Declinarea responsabilității pentru consultanță profesională

Informațiile furnizate pe site-ul nostru web sunt doar în scop informativ general și nu constituie consultanță profesională. Consultați profesioniști calificați înainte de a lua decizii pe baza conținutului nostru.

12. Link-uri către terți

Site-ul nostru web poate conține link-uri către site-uri web terțe. Nu suntem responsabili pentru conținutul, practicile de confidențialitate sau termenii acestor site-uri externe.

13. Indemnizație

Sunteți de acord să despăgubiți și să exonerați SmartMaps, ofițerii, angajații și agenții săi de orice revendicări, daune, pierderi sau cheltuieli care decurg din utilizarea site-ului nostru web sau a serviciilor, încălcarea acestor Termeni sau încălcarea drepturilor oricărei alte părți.

14. Reziliere

14.1 De către noi

Ne rezervăm dreptul de a vă rezilia sau suspenda accesul la site-ul nostru web imediat, fără notificare, pentru încălcarea acestor Termeni, activități frauduloase sau ilegale sau din orice motiv la discreția noastră.

14.2 De către dumneavoastră

Puteți înceta utilizarea site-ului nostru web în orice moment. Acordurile de servicii pot avea prevederi specifice de reziliere.

15. Legea aplicabilă și jurisdicția

Acești Termeni sunt guvernați de legile României. Orice dispute vor fi supuse jurisdicției exclusive a instanțelor din Târgoviște, județul Dâmbovița, România.

16. Soluționarea disputelor

Părțile sunt de acord să încerce să soluționeze disputele prin negocieri de bună-credință. Dacă nu au succes, disputele pot fi supuse medierii sau arbitrajului conform acordului mutual.

17. Forță majoră

Nu vom fi răspunzători pentru neîndepliniri sau întârzieri cauzate de circumstanțe dincolo de controlul nostru rezonabil, inclusiv acte ale lui Dumnezeu, război, terorism, dezastre naturale, acțiuni guvernamentale sau defecțiuni tehnice.

18. Separabilitate

Dacă orice prevedere a acestor Termeni este considerată invalidă sau inaplicabilă, prevederile rămase rămân în vigoare.

19. Acordul integral

Acești Termeni, împreună cu Politica noastră de Confidențialitate și orice acorduri de servicii, constituie acordul integral între dumneavoastră și SmartMaps privind utilizarea site-ului nostru web și a serviciilor.

20. Modificări

Ne rezervăm dreptul de a modifica acești Termeni în orice moment. Modificările intră în vigoare imediat după postare. Utilizarea continuă a site-ului web constituie acceptarea Termenilor modificați.

21. Limbă

În cazul oricărei discrepanțe între versiunile în limba engleză și română ale acestor Termeni, versiunea în limba română prevalează pentru aspectele guvernate de legea română.

22. Informații de contact

Pentru întrebări despre acești Termeni și Condiții, contactați-ne la legal@smartmaps.ro sau vizitați smartmaps.ro.